気を付けたいオフィス移転の落とし穴

オフィスレイアウトを業種や業務内容、事業所の規模に合わせてデザインすると業績の向上につながることから、最近では単にデスクを並べるだけでなく、効率的な業務が遂行できるオフィスレイアウトを提案する業者も多数存在しています。しかしながら、既存のオフィスでは限界があることから、事業拡張を機会にオフィス移転を行い、抜本的にレイアウトの見直しを検討する事業所も増えています。もちろん、オフィス探しから始めることで、理想的なオフィスレイアウトをデザインすることは可能ですが、事前のスケジュール調整や準備をしっかりと行っていないと、思わぬ落とし穴に陥ることがあります。そこで、オフィス探しから移転が完了するまでに注意しておくべきポイントについて解説します。

オフィス移転の準備段階におけるチェックポイント

まず、最初に考えなければならないのが、移転までのスケジュールですが、その際には現在のオフィスとの退去にかかる契約内容を確認しておく必要があります。具体的には、賃貸契約がいつまで残っているのか、解約通知は何か月前までに必要なのか、原状回復の範囲・指定業者の有無の3点です。一般的に、解約通告は6か月前までに行うことがほとんどですが、賃貸契約の期間内だと違約金が発生する場合がありますので、移転ありきではなく、どのタイミングが良いのか見計らうことが大切です。また、原状回復についても、貸主との認識が異なっていると思わぬ落とし穴に陥ってしまいますので、よく擦りあわせをおこなっておく必要があります。こうして考えると、早くても移転には6か月が必要となりますので、退去手続き、オフィス探し、レイアウト設計・内装等工事、引っ越し、開業準備の項目ごとに行うべき手続きを洗い出し、それぞれの担当者と期限を定めることで責任の所在を明らかにして、一元管理を行うことが重要です。

オフィス探しから移転までのチェックポイント

オフィス探しの基本は、立地、使い勝手、セキュリティの3点になります。実際に物件を探し出すのは不動産業者になりますが、オフィス用の物件を数多く取り扱っている業者を選ぶことが大切です。そして、業者任せにしないことも重要なポイントです。オフィス移転には、それぞれ移転する理由があり、作業能率の向上が期待できる職場環境を作るという目的があるのですから、基本コンセプトをしっかりと不動産業者に伝えることが、オフィス選びで失敗しないための鉄則です。また、オフィスを探してからレイアウトをデザインするよりも、アウトラインを定めて探す方が、より理想的な物件を探しやすいのは明らかです。したがって、オフィスレイアウトのデザイナーと不動産業者の打ち合わせを実施するなどの方策も有効です。オフィスとレイアウトが定まれば、必要な工事や官公庁への移転手続き、顧客への案内状の発出など、細かな手続きが発生します。そこで、最近ではオフィス移転の専門業者に様々な手続きを依頼する事業所が増えています。これであれば手続きの遅延や漏れがなくなりますので、スムーズな移転が可能となるのです。